新創公司的運作節奏非常快，公司在不斷學習和改進的同時就開始推出產品，直到競爭對手佔據市場主導地位。然而，這種快節奏也增加了在關鍵業務時刻（例如融資談判、合作協議或員工招募）中出現保密漏洞的風險，學習一套簡單易行的工作流程來彌補這些漏洞。

兩種模式不斷重複

首先，由於創辦人沒有採取適當的安全措施，導致機密資訊被他人取得，他們在提案 (pitch) 或人員招募過程中隨意討論產品路線圖、定價模式和功能特性。

Panaseer 2025年安全領導者報告顯示，61% 的公司在過去一年中遭遇安全漏洞，原因是其政策、治理和控制措施未能有效發揮作用。從商業角度來看，缺乏健全的安全協議每年因財務資料外洩而造成約100億英鎊的損失。

其次，他們會拖延實施基本的法律保護措施，例如保密協議，直到與合作夥伴達成接近最終協議。在共享所有資訊之後再試圖建立保護機制，結果證明是無效的，整個合作項目也因此面臨風險。

保密協議、競業禁止協議和保密協議保護新創公司的專有資訊免受惡意行為的侵害，同時提供三個基本優勢。

✓  該協議明確了哪些資訊屬於機密訊息，並描述了處理此類資訊的方法。

✓  該協議明確規定了濫用資訊行為的法律處罰，包括賠償損失和法院頒布的禁令。

✓  透過這份協議，您對於此事的重視程度顯而易見，這也促使人們更加謹慎地處理資訊。

速度仍然是優勢，增加一些輕量級的法律保障措施，可以避免事態失控。保密協議就像是保護系統，能夠將危險情況轉化為可控的安全風險。

新創公司何時需要使用保密協議

並非每次談話都需要保密協議，過度使用保密協議會阻礙對話，因此只有在風險真實存在且極有可能發生時才應使用。

與投資者簽署保密協議（僅在分享真正專有技術時）

大多數創投機構在專案推廣會上都會拒絕簽署任何保密協議（NDA），這是正常現象，不要抗拒。你應該只向他人透露特定訊息，包括市場數據、業務進展、技術方法和銷售策略。而那些核心訊息，例如具體的演算法、供應商合約或未公開的智慧財產權，在首次推介會上應該嚴格保密。以下情況需要對標準做法進行例外：

✓  策略企業投資者

✓  非傳統資本來源

✓  深入的技術盡職調查，需要揭露專有方法或未公開的數據。

一個切實可行的做法是：準備兩份簡報。一份是「公開」的推介版本，另一份是「保密」的技術附錄，後者僅在盡職調查確認過程中簽署保密協議後方可查閱。

與承包商簽訂的保密協議

所有承包商如果取得程式碼庫、設計文件或產品開發計畫的存取權限，都必須在開始工作前簽署保密協議。或者，您可以簽署一份包含保密條款的承包商協議，該條款可以包含在主協議中，也可以透過單獨的保密協議來規定。

✓  確定範圍：定義機密資訊、設定期限（2-5 年，或商業機密永久有效）、規定允許的用途（僅限本項目）、並要求歸還或刪除資料。

✓  此外，還需加上智慧財產權轉讓條款。公司需要保留所有交付成果的所有權，因為這些成果應始終由公司控制之下，而不是由承包商處理，外包工作的基本要求就包括這一點。

與合作夥伴簽訂的保密協議

企業在向潛在合作夥伴和經銷商展示營運手冊、技術整合方案、未發布功能和客戶名單之前，必須確保資訊的保密性。在這種情況下，合作協議更為合適，因為其中包含明確的保密條款。

該協議應包含標準例外條款，排除公開資訊、獨立開發的材料以及透過合法途徑從第三方獲得的任何資訊。務必包含保護商業機密的具體條款，並詳細說明如何透過返還或銷毀程序處理所有機密資料。

為什麼昂貴的法律平台不適合新創團隊

法律科技的功能已顯著提升，合約生命週期管理(CLM ) 和政策堆疊能夠有效幫助企業管理大量資料。然而，對於新創團隊而言，強大的文件管理解決方案效率低。

大材小用 (Overkill)

功能齊全的系統旨在支援跨部門運營，同時處理複雜的審批流程。但對於產品上市前或種子輪階段的公司而言，每月僅需處理少量合同，並不需要如此複雜的文檔處理。文件處理延遲會導致業務決策延誤，因為使用者必須填寫必填欄位、遵循既定工作流程並遵守基於策略的存取控制。

成本

企業平台通常要求簽訂年度訂閱協議，並根據使用者所需的席位數量收費；此外，還會收取設定費用和連接不同系統的費用。公司需要將資源用於產品開發和業務成長，直到合約工作產生的收入足以支付招募新員工的費用。

複雜

工具應降低認知負荷。企業在選擇工作流程系統時，應以敏捷性而非複雜性為選擇標準。當公司需要處理日益增長的合約工作並遵守所有必要的法規時，可以考慮使用更先進的設備。

實用且對創辦人友善的保密協議工作流程：從範本到人工智慧生成器

整個流程應從雙方同意保密開始，而實現這一目標最快的方法是使用正式的保密協議範本。雙方同意用於同業間的交流；單向協議僅供承包商存取您的資訊時使用。自訂基本設定：

✓  參與方、生效日期和期限

✓  應要求退還/銷毀；對違約行為採取禁制令救濟措施

✓  允許用途（僅限用於評估或履行關係）

✓  機密資訊（商業機密、技術機密、商業機密、財務機密）的定義

✓  標準例外情況（公共的、獨立開發的、已知的、合法取得的）

除了模板之外，NDA 產生器還能幫助使用者快速建立多個合約版本，以適應不同的法律領域、期限和資訊保護標準。

線上簽名

使用提供可靠電子簽名處理的基本系統。在一個地方即可完成發送、追蹤和儲存。

✓  操作提示：「法律保密協議」資料夾應包含所有文件，並依交易對手名稱和文件日期順序組織子資料夾，請將所有已簽署的版本與任何修改過的版本一起儲存。

✓  避免政策分散，範本和審批流程的管理應由一位負責人負責，該負責人通常是首席營運長或營運主管。

新創公司保密習慣 (Confidentiality Hygiene) ：一份簡單的檢查清單

✓  準備兩份簡報：一份公開，一份保密；只有在簽署保密協議後才能分享保密版本。

✓  所有承包商在開始工作前都必須簽署保密協議，同時，聘用合約應包含相關條款，規定所有智慧財產權將轉移給客戶。

✓  應使用具有審計追蹤功能的電子簽名工具收集簽名，並將所有已簽署的文件儲存在一個資料夾中，以便記錄所有變更。

✓  審查過程應每季進行一次，並根據具體司法管轄區的要求和資料類別進行調整。

✓  團隊需要接受培訓，以了解何時要求簽署保密協議、哪些資訊需要保護，以及由誰負責整個流程。

創辦人無需龐大的法律體系來約束自身行為，NDAs及confidentiality agreements是基本的保護措施，其作用與資料備份相同。

們可以保護公司免受關鍵時期可能發生的重大資料遺失的影響，您的組織應該在高速運轉的同時，透過安全可靠的保護系統共享訊息，從而保持競爭優勢。

資料來源：https://hackread.com/avoid-confidentiality-gaps-early-stage-startups/