隨著內部人員、惡意軟體和人工智慧挑戰的融合，檔案安全風險上升
文件安全風險的現狀與成本
在當今數位化的企業環境中，文件不僅僅是資料的載體，更是企業的生命線，承載著客戶資料、智慧財產權與商業機密。然而，保護這些文件資產正變得越來越具挑戰性。與文件存取相關的資料外洩事件頻傳，成本迅速累積。過去兩年，許多組織遭遇了多起與文件相關的事件，經濟損失高達數百萬美元。其後果通常包括客戶資料被盜、生產力下降以及智慧財產權外洩。這些事件不僅帶來直接的財務損失，更會嚴重損害企業的聲譽，並可能引發法律訴訟。
內部威脅：最難防範的漏洞
儘管外部駭客攻擊備受關注，但內部威脅卻是文件安全的巨大隱患。波耐蒙研究所 (Ponemon Institute)的一項新研究表明，內部人員資料外洩是一個巨大的威脅，文件在共享、上傳或傳輸過程中最容易受到攻擊。這種風險來源於內部員工的疏忽行為或惡意意圖。當企業的存取控制機制薄弱，或缺乏對文件活動的監控時，其資產便會暴露在高風險之中。例如，員工不小心將敏感文件發送給錯誤的收件人，或者惡意員工故意竊取並出售公司機密，這些都是現實中經常發生的場景。因此，建立一套健全的權限管理與活動可見性系統，對於防範內部威脅至關重要。
AI的雙重角色：文件安全的解藥或新挑戰？
人工智慧正逐漸成為文件安全策略的核心，但其應用同時帶來了機遇與挑戰。在應對文件安全問題上，約三分之一的組織已經採用AI技術，另有三分之一的組織計畫在未來一年內導入。企業認為，AI主要能幫助他們降低風險與成本，並提升安全管理的效率。AI可以分析複雜的文件互動模式，識別異常行為，並自動對敏感文件進行分類和保護。例如，AI可以自動偵測一個文件是否包含個人身份資訊（PII），並在未經授權的傳輸前發出警報。
然而，AI的應用也並非沒有爭議。人工智慧正逐漸成為文件安全策略的核心，但只有四分之一的組織制定了正式政策，而幾乎同樣多的組織則直接禁止其使用，其他組織則透過試點或有限的生產部署進行試驗。生成式AI的出現更為文件安全帶來了新的挑戰。由於生成式AI需要大量的資料進行訓練，如何確保敏感文件在訓練過程中的安全與隱私，成為了一個重要的議題。因此，確保AI工作負載中的文件安全至關重要，許多組織正在採用提示安全、資料遮罩和惡意軟體檢查等工具，以應對這類新興的風險。
文件安全策略的未來展望
面對這些複雜的挑戰，企業需要建立一個全面的文件安全策略。這不僅僅是技術上的問題，更是一個管理與文化上的問題。未來的策略應該包括以下幾個方面：
實施嚴格的存取控制： 採用基於角色的存取控制（RBAC）和最小權限原則，確保員工只能存取其工作所需的資料。
提升文件活動可見性： 部署文件活動監控工具，即時追蹤文件的共享、編輯與傳輸，並在發現異常行為時立即發出警報。
制定AI使用政策： 建立明確的AI應用政策，規範AI在處理敏感文件時的行為，並確保其符合隱私保護法規。
持續教育與訓練： 對員工進行定期的資安意識訓練，提高他們對文件安全風險的認知，並培養良好的文件處理習慣。
總結而言，文件安全是一場持續演變的戰役。隨著數位化的深入和新技術的應用，威脅來源變得更加多樣化。企業必須在技術、流程和人員三個層面同時發力，才能有效保護其最有價值的資產，應對未來不斷變化的資安挑戰。
資料來源：https://www.helpnetsecurity.com/2025/09/05/file-security-risks-challenges/
探討文件安全面臨的挑戰，從頻繁發生的資料外洩事件、內部人員造成的風險，到AI在文件安全策略中的雙重角色，揭示企業在保護關鍵資產時的痛點與解決方案。