在數位轉型的浪潮下，生成式AI與協作工具的結合，為企業效率帶來了前所未有的提升。然而，這種便利的背後，隱藏著一個日益擴大、難以捉摸的資安盲區——「影子AI」（Shadow AI）。隨著 AI 筆記工具（如 Otter.ai、Fireflies.ai 等）在企業內部快速流行，許多員工會自行安裝並使用這些應用程式來記錄會議內容。這些工具因其極佳的便利性，允許使用者輕鬆將繁瑣的會議記錄工作自動化，使員工在未經IT部門或資安團隊批准的情況下，將其連線到核心企業資源。這類未經授權的軟體即服務（SaaS）或AI應用，一旦獲取敏感的OAuth權限，便能在極短時間內對企業資料安全構成重大威脅。

隨著 AI 筆記工具（如 Otter.ai、Fireflies.ai 等）在企業內部快速流行，許多員工會自行安裝並使用這些應用程式來記錄會議內容。然而，這些工具往往未經 IT 或資安部門批准，可能存取公司日曆、Google Drive、Microsoft SharePoint 等敏感資料，形成 Shadow IT 與 資料外洩風險。報告指出，企業需要一套完整的治理機制來掌握並控制這些未授權的 AI 應用。Nudge Security 的解決方案提供了完整的 AI 應用治理能力：
(1) 全面盤點 SaaS 與 AI 應用：在部署的第一天即可自動發現所有帳號，無論是免費或付費版本，並持續更新。
(2) 使用者與活動追蹤：能顯示誰在何時新增了哪些應用，並提供部門採用趨勢，協助企業掌握工具的擴散情況。
(3) 即時警示：當有新 AI 筆記工具被引入時，系統會立即通知管理者，讓他們能快速採取行動。
(4) 資料存取檢視：揭露 AI 工具獲得的 OAuth 權限與資料存取範圍，確保企業能掌握敏感資源的風險。
(5) 使用者引導：透過瀏覽器、Slack、Teams 或 Email，當員工使用未授權工具時，系統會推送提示並引導至公司批准的替代方案。
(6) 安全審查加速：提供每個 AI 應用的安全檔案與合規資訊，讓資安人員能更快完成審查，而不需逐一手動查詢。

影子AI的風險本質在於其隱蔽性與廣泛的資料存取權限。許多AI筆記工具為了實現「自動加入會議」的功能，會要求使用者授予存取企業日曆（Calendar）、電子郵件（Email）以及雲端儲存空間（如Google Drive或SharePoint）的OAuth權限。這些權限一旦被授予，AI工具就能「窺視」企業的所有會議內容，包括高度機密的商業策略、專利資訊、客戶數據乃至員工個人資料。更為棘手的是，許多員工使用的是免費的個人帳戶，使得資安團隊難以透過傳統的網路代理或端點代理程式來偵測，從而形成了資安漏洞。

傳統的資安工具，如雲端存取安全代理（CASB）或傳統的SaaS管理平台（SMP），往往難以有效應對這種基於使用者個人帳戶和OAuth權限的擴散。這些舊方法通常需要依賴網路流量分析或深度應用整合，但影子AI的活動很多時候發生在企業網路之外，例如員工在家中或使用個人設備時。Nudge Security 所強調的非破壞性（non-disruptive）部署與基於電子郵件分析（Email Analysis）的方法，正是解決這一痛點的關鍵。透過讀取郵件提供商（如Microsoft 365或Google Workspace）的唯讀API權限，系統能夠回溯過去的SaaS活動，重建一個完整的、包含免費和付費應用程式的SaaS資產清單，這是實現「部署第一天即擁有全面可見性」的基礎。

企業在推動AI技術應用的同時，必須將AI治理提升到與資料安全同等重要的戰略高度。上述的六項治理能力形成了一個閉環：從發現（全面盤點與追蹤活動）、到風險評估（資料存取檢視與安全審查加速）、再到矯正（即時警示與使用者引導）。特別是「使用者引導」機制，它將資安責任從單純的IT管控轉變為一種協作文化，透過「輕推」（Nudge）的方式，教育員工並引導他們選擇符合公司資安規範的替代方案，而不是一刀切地禁止，這樣既能保障安全，又能維持業務效率。

對於台灣應用軟件廠商而言，無論是作為美國國防工業基地的潛在供應鏈一員（需符合CMMC等嚴格規範），還是作為一般企業服務的提供者，建立一套可靠的AI與SaaS治理機制都是刻不容緩的。由於這類未經授權的AI工具可能在記錄機密會議內容後，將資料儲存至不符合地域性或行業法規的雲端服務器，因此企業必須採取主動措施，避免合規性災難。透過導入如Nudge Security這類能夠深入分析OAuth權限和應用程式安全檔案的解決方案，企業不僅能有效遏止資料外洩的風險，更能將資安審查流程數位化和加速，從而釋放資安團隊的資源，專注於更高層次的戰略防禦，最終在確保數據安全的前提下，擁抱AI帶來的效率紅利。

資料來源：https://www.nudgesecurity.com/remove-ai-notetakers?utm_medium=sponsored&utm_source=bleepingcomputer&utm_content=newsfeed&utm_campaign=ai_security&utm_term=remove-otter-ai-lp_251101